Inleiding
Afzender en geadresseerde(n)
Datum en kenmerk
Onderwerp
Aanhef
Brieftekst
Slotgroet en ondertekening
Bijlage(n)
Kopie(ën)
Voorbeeld

InleidingTop

Vroeger verliep alle zakelijke post per brief; tegenwoordig wordt er vooral via e-mail gecorrespondeerd. De rol van de zakelijke brief is daarmee echter niet uitgespeeld: nog steeds versturen veel bedrijven dagelijks brieven per post.

Zakelijke brieven en e-mails bestaan grotendeels uit dezelfde basiselementen: afzender en geadresseerde, onderwerp, aanhef, eigenlijke inhoud, afsluiting, slotgroet en afzendergegevens. Brieven zijn vaak wat langer en gedetailleerder dan e-mails.

Voor de opmaak van brieven zijn in België verschillende normen van het Bureau van Normalisatie (NBN) van toepassing. De belangrijkste daarvan is Indelen en typen van documenten (NBN Z 01-002). Naar die norm wordt meestal verwezen met de BIN-norm. De richtlijnen in de BIN-norm zijn niet verplicht, maar worden vaak als maatstaf genomen. Veel bedrijven en organisaties hebben voor de opmaak van brieven wel een eigen huisstijl, die soms wat afwijkt van de BIN-norm.

Hieronder bespreken we de onderdelen die meestal deel uitmaken van een zakelijke brief. We volgen daarbij de BIN-norm.

Opmaak van een zakelijke e-mail (algemeen)
Opmaak van een zakelijke brief in Nederland (algemeen)

Afzender en geadresseerde(n) Top

Afzender

– Veel bedrijven en instellingen maken gebruik van briefpapier waarop de eigen adresgegevens al zijn voorgedrukt. Ze hoeven dan niet meer apart te worden vermeld.

Als de gegevens van de afzender niet voorgedrukt zijn, komen die vóór de gegevens van de geadresseerde. Vermeld bij bedrijfscorrespondentie in elk geval:

• de (bedrijfs)naam
• het volledige (post)adres
• telefoonnummer
• e-mailadres (algemeen e-mailadres of dat van de briefschrijver)
• websiteadres

– Let er bij het e-mail- en websiteadres op dat die niet onderstreept zijn (als hyperlink).

– Eventueel kunnen nog de naam van de afdeling (direct onder de bedrijfsnaam), het inschrijfnummer van de kamer van koophandel, een correspondentienummer enzovoort worden toegevoegd. Let wel op dat de lijst niet te lang wordt. Minder belangrijke gegevens kunnen ook in de voettekst van de brief worden gezet.

– Tussen de postcode en de plaatsnaam staat in Belgische brieven één spatie. U schrijft de gemeente volledig met hoofdletters en in de officiële taal van die gemeente.

Geadresseerde

– Na een witregel volgt het adres van de geadresseerde. Daar vermeldt u (indien van toepassing):

• specifieke vermeldingen
• geadresseerde
• functie en afdeling
• de naam van het bedrijf of de organisatie
• straat en nummer of postbusnummer
• postcode en gemeente
• land

– Elke regel begint met een hoofdletter.

– Specifieke vermeldingen betreffende de verzending komen op de eerste regel en beginnen met een hoofdletter. Bijvoorbeeld:

Aangetekend
Drukwerk
Expresse
Persoonlijk

– Als u weet dat de geadresseerde als man of als vrouw aangeschreven wil worden, kan de heer of mevrouw worden vermeld in de adressering. Daarna komen eventuele academische titels, de voornaam of voorletter(s) en de achternaam van de geadresseerde, bijvoorbeeld: De heer Marco Vinks, Mevrouw dr. F. Yilmaz. Als de voorkeur van de geadresseerde niet bekend is of als het gender van de geadresseerde niet relevant is, kan in de adressering volstaan worden met de voornaam of voorletter(s) en de achternaam van de geadresseerde, voorafgegaan door eventuele academische titels, bijvoorbeeld: Prof. dr. Kim Verbeek.

– De aanduiding T.a.v. (ter attentie van) voor de naam van de geadresseerde is overbodig. Het geven van de naam maakt al duidelijk voor wie de brief bedoeld is.

– Ook hier staat tussen de postcode en de plaatsnaam één spatie en wordt de plaatsnaam volledig in hoofdletters geschreven.

 

Taal en gender: brieven en e-mails (algemeen)

Adressering aan bedrijven en instellingen
Adressering aan samenwonenden, koppels en gezinnen
Mevrouw dr. A. Verschoor / dr. A. Verschoor
T.a.v. (hoofdletter?)

Datum en kenmerkTop

– Na het adres volgt opnieuw een witregel.

– Daaronder staan de kenmerken of referenties. Die staan meestal naast elkaar. Als er veel kenmerken zijn, kunt u ze over meerdere regels spreiden. In de referentieregels kunnen onder andere de volgende gegevens staan: uw bericht van (de datum van het bericht dat u beantwoordt), uw kenmerk (het kenmerk van het bericht dat u beantwoordt), ons kenmerk (het eigen kenmerk), plaats en datum.

U kunt de datum voluit schrijven. De naam van de maand wordt met kleine letters geschreven, bijvoorbeeld: 1 april 2023. Wilt u de datum afkorten, dan zijn er 2 mogelijkheden. De internationale ISO-notatie is: JJJJ-MM-DD (bijvoorbeeld 2023-04-01). Voor binnenlands gebruik kunt u van de ISO-notatie afwijken en de volgorde DD.MM.JJJJ gebruiken. U gebruikt dan punten in plaats van streepjes (bijvoorbeeld 01.04.2023).

In plaats van het kenmerk datum kunt u boven de concrete datum ook de plaatsnaam noteren. Bijvoorbeeld:

Brussel
01.04.2023

– Laat na de kenmerken een of twee witregels.

Datumnotatie

Onderwerp Top

– Gebruik niet de woorden onderwerp of betreft. Het onderwerp kan benadrukt worden door het te cursiveren, vet te drukken of te onderstrepen.

– De witruimte na het onderwerp is het dubbele van de witruimte tussen de alinea’s.

 

AanhefTop

De brief zelf begint met een aanhef, een begroeting van de lezer.

– De aanhef begint met een hoofdletter.

– Na de aanhef wordt meestal een komma geplaatst. De BIN-norm geeft als richtlijn om na de aanspreking en de slotgroet geen komma te plaatsen, maar vermeldt daarbij wel dat een komma mogelijk is. Als u na de aanhef een komma zet, moet er na de slotformule ook een komma staan.

– Als begroeting is zowel geachte, beste als dag mogelijk. Geachte is bruikbaar in officiële en formele contexten, bijvoorbeeld juridische of academische contexten; Geachte roept een bepaalde afstand op. Beste en Dag zijn bruikbaar in allerlei (zakelijke) contexten, zoals in mails aan klanten. Beste en Dag zijn beleefd, maar klinken iets persoonlijker en minder stijf dan Geachte. Voor sommige mensen voelt Dag informeler aan dan Beste, maar voor anderen is het juist omgekeerd.

– Als de naam van de geadresseerde bekend is, kan die het best worden vermeld in de aanhef. Als de achternaam wordt vermeld in de aanhef, kan die worden voorafgegaan door de voornaam of de voorletter(s) van de geadresseerde, of door mevrouw of heer/meneer, als bekend is dat de geadresseerde als vrouw of man aangesproken wil worden, bijvoorbeeld: Geachte R. Vos, Beste Nadia Hassani, Beste mevrouw De Geest, Dag meneer Vinks. Minderjarigen of mensen die u persoonlijk kent, kunt u aanspreken met de voornaam, bijvoorbeeld: Beste Marc, Dag Karen. Zo’n aanhef is ook bruikbaar als men de geadresseerde op een gemoedelijke, ongedwongen manier wil aanspreken, bijvoorbeeld in commerciële mails van bedrijven.

– Als de naam van de geadresseerde niet bekend is, kunt u een rolbenaming vermelden in de aanhef. Gebruik daarbij bij voorkeur een genderoverkoepelende rolbenaming, bijvoorbeeld Geachte klant, Beste collega.

– In brieven die gericht zijn aan iemand in een bepaalde functie kunt u de functie in de aanhef vermelden, bijvoorbeeld Geachte minister of Geachte notaris. In zulke gevallen kan ook mevrouw of mijnheer/meneer toegevoegd worden voor de functienaam. Geachte valt dan weg: Mevrouw de minister, Mijnheer de notaris.

– Een brief aan meerdere lezers kan bijvoorbeeld beginnen met Geacht bestuur, Geachte collega’s of Geachte allen. Vermijd een aanhef als Mijne heren. Die is ouderwets en sluit andere genders dan mannen uit.

– Als een aanhef met een naam of een zelfstandig naamwoord  (bv. klant of collega) niet mogelijk is, is Beste of Geachte, zonder verdere aanvulling, bruikbaar als aanhef.

– Tussen de aanspreking en de eigenlijke brieftekst komt één witregel.

Titels en titulatuur in België (algemeen)

Amice, amica (als aanhef)
Aanhef voor een man
Aanhef voor een non-binaire persoon
Aanhef voor een vrouw
Aanhef zonder genderaanduiding
Beste / Geachte (als aanhef)
Beste mevrouw Van den Dries-Vermeulen / Beste mevrouw Van den Dries
Komma na aanhef
Mejuffrouw / mevrouw
Mijne heren (als aanhef)
Waarde (als aanhef)

Brieftekst Top

– Het eerste woord van de brief moet met een hoofdletter beginnen.

– Zorg voor een duidelijke indeling van de brief: deel hem in in alinea’s die elkaar op logische wijze opvolgen, en die van elkaar worden gescheiden door een witregel.

– Vroeger werden brieven afgesloten met formuleringen als ‘Hopende u hiermede van dienst te zijn, verblijf ik’. Die worden tegenwoordig als verouderd beschouwd. Beter zijn bijvoorbeeld: ‘Ik hoop u hiermee van dienst te zijn geweest’, ‘Ik hoop u hiermee voldoende geïnformeerd te hebben.’

Ik / wij in bedrijfscorrespondentie

Slotgroet en ondertekening Top

– Scheid de slotformule door één witregel van de eigenlijke tekst.

– Als slotgroet is Met vriendelijke groet(en) het gebruikelijkst. Hoogachtend is erg formeel.

– Als u na de aanhef een komma hebt gezet, moet u na de slotgroet ook een komma plaatsen. Staat er na de aanhef geen komma, dan is dat bij de slotgroet ook niet noodzakelijk.

– Direct onder de slotgroet kan iets staan als namens [bedrijfsnaam, afdeling, directeursnaam enzvoort].

– Daaronder volgen enkele regels wit (voldoende voor de handtekening), en vervolgens de voornaam (bij voorkeur voluit) en de familienaam van de persoon die tekent. Voor of achter uw naam kunt u Mevrouw of De heer toevoegen. Zo maakt u duidelijk hoe u aangesproken wilt worden. Bijvoorbeeld: An Vinks (mevrouw); De heer Osman Yilmaz. Een andere mogelijkheid is om in de ondertekening de voornaamwoorden te vermelden waarmee u aangeduid wilt worden. Ook dat is een manier om duidelijk te maken dat u als vrouw, man, of anders aangesproken wilt worden. Bijvoorbeeld: An Vinks (zij/haar); Kim Verbeek (die/diens).

– Onder de naam vermeldt u eventueel de functie van de afzender. De functiebenaming begint met een hoofdletter.

– Als de brief wordt ondertekend door een ander dan de persoon die de brief schrijft, kan er voor de handtekening i.o. (in opdracht) of b.a. (bij afwezigheid) staan. Na de ondertekening volgt de naam van degene die de brief heeft geschreven.

– Als er meer ondertekenaars zijn, kunnen hun namen naast elkaar worden geplaatst. Als slechts één van hen de brief ondertekent, kan onder de naam van die persoon (na de eventuele functienaam) worden toegevoegd ‘mede namens …’.

Met een vriendelijke groet / met vriendelijke groet / met vriendelijke groeten
Met vriendelijke groet(en) / hoogachtend

Bijlage(n)Top

– Vermeld de bijlagen ofwel na twee witregels links onder de naam van de ondertekenaar(s), ofwel rechts naast de naam van de ondertekenaar(s). Het is ook mogelijk om de bijlage(n) bij de kenmerken te vermelden.

– Schrijf na het woord Bijlage(n) gevolgd door een dubbele punt het aantal bijlagen of de titels van de bijlage(n).

Kopie(ën) Top

– Als u een kopie aan derden stuurt, vermeld dan achter het woord Kopie (aan) (gevolgd door een dubbele punt) de namen van de personen aan wie u een kopie stuurt.

– Als u zowel bijlagen als een kopie verstuurt, laat dan tussen beide woorden minimaal één witregel.

Kopie aan derden

Voorbeeld Top

Buildit nv
Broekstraat 88
9000 GENT
Tel. 0032 43 587 49 19
E-mail anna.vervoort@buildit.be
www.buildit.be

Mevrouw Inez Verheiden
Archi bv
Langestraat 45
9000 GENT

uw bericht van    uw kenmerk    ons kenmerk    datum
2023-05-15         20/125             2539-02             2023-06-22

Offerte levering bouwmaterialen

Beste mevrouw Verheiden,

Zoals we telefonisch hebben afgesproken, stuur ik u onze offerte voor de levering van bouwmaterialen voor uw bouwproject in Merelbeke.

In de bijlage vindt u een gedetailleerd overzicht met onze prijzen voor de gevraagde materialen. De offerte blijft geldig tot 1 september 2023.

Als u interesse hebt in onze materialen, kunt u met mij contact opnemen via het bovenstaande e-mailadres of telefoonnummer.

Met vriendelijke groet,

 

Anna Vervoort (zij/haar)
Hoofd Logistiek

Bijlage: prijslijst

Kopie: Tom Puttemans

 

Naslagwerken

Professioneel communiceren (2004), p. 31-33; Schrijfwijzer (2020), p. 529-540; Check je e-mail en brief (2017), p. 78-89; Vraagbaak Nederlands (2016), p. 202-209; NBN Z 01-002 (2002)