(We werken momenteel aan een herziening van dit advies, met het oog op genderbewust taalgebruik.) 

Voorbeeld
Inleiding
Afzender en geadresseerde(n)
Datum en kenmerk
Onderwerp
Aanhef
Brieftekst
Slotgroet en ondertekening
Bijlage(n)
Kopie(ën)

VoorbeeldTop

Buildit nv
Broekstraat 88
9000 GENT
Tel. 0032 43 587 49 19
Fax 0032 43 587 49 20
E-mail guy.vervoort@buildit.be
www.buildit.be

Mevrouw Inez Verheiden
Archi bv
Langestraat 45
9000 GENT

uw bericht van    uw kenmerk    ons kenmerk    datum
2009-12-15         20/125            2539-02          2009-12-22

Offerte levering bouwmaterialen

Geachte mevrouw Verheiden,

Zoals we telefonisch hebben afgesproken, stuur ik u onze offerte voor de levering van bouwmaterialen voor uw bouwproject in Merelbeke.

In de bijlage vindt u een gedetailleerd overzicht met onze prijzen voor de gevraagde materialen. De offerte blijft geldig tot 1 september 2010.

Als u interesse hebt in onze materialen, kunt u met mij contact opnemen via het bovenstaande e-mailadres of telefoonnummer.

Met vriendelijke groet,

Guy Vervoort
Hoofd Logistiek

Bijlage: prijslijst

Kopie: Tom Puttemans

Inleiding Top

Vroeger verliep alle zakelijke post per brief; tegenwoordig wordt er ook veel via e-mail gecorrespondeerd. De rol van de zakelijke brief is daarmee echter niet uitgespeeld: nog steeds versturen veel bedrijven dagelijks grote aantallen brieven per post.

Brieven zijn met name handig voor vertrouwelijke informatie of het maken van formele afspraken. Door een brief te ondertekenen krijgt die rechtsgeldigheid. Ook bezwaarschriften en klachten kunnen meestal beter per brief worden ingediend. Solliciteren gebeurt tegenwoordig vaak per e-mail, maar een brief is nog steeds goed mogelijk. Ook een combinatie van die twee (een met een tekstverwerker geschreven en opgemaakte brief, die als bijlage bij een e-mail wordt verzonden) komt veel voor.

Het is aan te raden om een aantal praktische regels in aanmerking te nemen. Zakelijke brieven en e-mails bestaan grotendeels uit dezelfde basiselementen: afzender en geadresseerde, onderwerp, aanhef, eigenlijke inhoud, afsluiting, slotgroet en afzendergegevens. Brieven zijn vaak wat langer en gedetailleerder dan e-mails.

Voor de opmaak van brieven zijn in België verschillende normen van het Bureau van Normalisatie (NBN) van toepassing. De belangrijkste daarvan is Indelen en typen van documenten (NBN Z 01-002). Naar die norm wordt meestal verwezen met de BIN-norm. De richtlijnen in de BIN-norm zijn niet verplicht, maar worden vaak als maatstaf genomen. Veel bedrijven en organisaties hebben voor de opmaak van brieven wel een eigen huisstijl, die soms wat afwijkt van de BIN-norm.

Hieronder bespreken we de onderdelen die meestal deel uitmaken van een zakelijke brief. We volgen daarbij de BIN-norm.

Opmaak van een zakelijke e-mail (algemeen)
Opmaak van een zakelijke brief in Nederland (algemeen)

Afzender en geadresseerde(n)Top

Afzender

– Veel bedrijven en instellingen maken gebruik van briefpapier waarop de eigen adresgegevens al zijn voorgedrukt. Ze hoeven dan niet meer apart te worden vermeld.

Als de gegevens van de afzender niet voorgedrukt zijn, komen die vóór de gegevens van de geadresseerde. Vermeld bij bedrijfscorrespondentie in elk geval:

de (bedrijfs)naam
het volledige (post)adres
telefoonnummer
faxnummer (indien aanwezig)
e-mailadres (algemeen e-mailadres of dat van de briefschrijver)
websiteadres

– Let er bij het e-mail- en websiteadres op dat die niet onderstreept zijn (als hyperlink).

– Eventueel kunnen nog de naam van de afdeling (direct onder de bedrijfsnaam), het inschrijfnummer van de kamer van koophandel, een correspondentienummer enzovoort worden toegevoegd. Let wel op dat de lijst niet te lang wordt. Minder belangrijke gegevens kunnen ook in de voettekst van de brief worden gezet.

– Tussen de postcode en de plaatsnaam staat in Belgische brieven één spatie. U schrijft de gemeente volledig met hoofdletters en in de officiële taal van die gemeente.

Geadresseerde

– Na een witregel volgt het adres van de geadresseerde. Daar vermeldt u (indien van toepassing):

specifieke vermeldingen
geadresseerde
functie en afdeling
de naam van het bedrijf of de organisatie
straat en nummer of postbusnummer
postcode en gemeente
land

– Elke regel begint met een hoofdletter.

– Specifieke vermeldingen betreffende de verzending komen op de eerste regel en beginnen met een hoofdletter. Bijvoorbeeld:

Aangetekend
Drukwerk
Luchtpost
Expresse
Persoonlijk

– Wees bij de naam van de geadresseerde zo volledig mogelijk: begin met De heer of Mevrouw, gevolgd door eventuele titels (tenzij daarover bij uw bedrijf andere afspraken bestaan) en de voorletters of de voornaam. Als het geslacht van de ontvanger onbekend is, gebruik dan De heer of mevrouw.

– De aanduiding T.a.v. (ter attentie van) voor de naam van de geadresseerde is overbodig. Het geven van de naam maakt al duidelijk voor wie de brief bedoeld is.

– Ook hier staat tussen de postcode en de plaatsnaam één spatie en wordt de plaatsnaam volledig in hoofdletters geschreven.

Adressering aan bedrijven en instellingen
Adressering aan een koppel of gezin
De heer dr. A. Jansen / dr. A. Jansen
T.a.v. (hoofdletter?)

Datum en kenmerk Top

– Na het adres volgt opnieuw een witregel.

– Daaronder staan de kenmerken of referenties. Die staan meestal naast elkaar. Als er veel kenmerken zijn, kunt u ze over meerdere regels spreiden. In de referentieregels kunnen onder andere de volgende gegevens staan: uw bericht van (de datum van het bericht dat u beantwoordt), uw kenmerk (het kenmerk van het bericht dat u beantwoordt), ons kenmerk (het eigen kenmerk), plaats en datum.

U kunt de datum voluit schrijven. De naam van de maand wordt met kleine letters geschreven, bijvoorbeeld: 1 april 2010. Wilt u de datum afkorten, dan zijn er 2 mogelijkheden. De internationale ISO-notatie is: JJJJ-MM-DD (bijvoorbeeld 2010-04-01). Voor binnenlands gebruik kunt u van de ISO-notatie afwijken en de volgorde DD.MM.JJJJ gebruiken. U gebruikt dan punten in plaats van streepjes (bijvoorbeeld 01.04.2010).

In plaats van het kenmerk datum kunt u boven de concrete datum ook de plaatsnaam noteren. Bijvoorbeeld:

Brussel
01.04.2010

– Laat na de kenmerken een of twee witregels.

Datumnotatie

OnderwerpTop

– Gebruik niet de woorden onderwerp of betreft. Het onderwerp kan benadrukt worden door het te cursiveren, vet te drukken of te onderstrepen.

– De witruimte na het onderwerp is het dubbele van de witruimte tussen de alinea’s.

Aanhef Top

– De aanspreking begint met een hoofdletter.

– De BIN-norm geeft als richtlijn om na de aanspreking en de slotgroet geen komma te plaatsen, maar vermeldt daarbij wel dat een komma mogelijk is. Als u na de aanhef een komma zet, moet er na de slotformule ook een komma staan.

– Wees in de aanhef zo precies mogelijk: gebruik liever Geachte mevrouw Jansen dan Geachte heer of mevrouw. Die laatste aanhef is alleen geschikt als niet te achterhalen is wie de brief zal lezen.

– In de aanhef staan geen titels en voorletters.

– Een brief aan meerdere lezers kan bijvoorbeeld beginnen met Geacht bestuur of Geachte lezer.

– De aanhef Beste wordt voor een zakelijke brief afgeraden, al kan hij wel gebruikt worden als de lezer en schrijver elkaar redelijk goed kennen.

– Vermijd een verouderde aanhef als Mijne heren of L.S.

– Het is af te raden om een brief te beginnen met alleen Geachte of Beste; zet er altijd een naam of de toevoeging heer of mevrouw bij.

– Tussen de aanspreking en de eigenlijke brieftekst komt één witregel.

Titulatuur in België (algemeen)
Titulatuur in Nederland (algemeen)

Geachte / Beste (als aanhef)
Geachte heer/mevrouw / geachte heer, mevrouw / geachte heer of mevrouw / geachte mevrouw, geachte heer
Geachte meneer / Geachte mijnheer / Geachte heer
Geachte mevrouw / Geachte mevrouw,
Geachte mevrouw / Geachte mevrouw Jansen
Geachte mevrouw Van den Dries-Vermeulen / Geachte mevrouw Van den Dries
Ik / wij in bedrijfscorrespondentie
Mejuffrouw / mevrouw
Mijne heren: verouderd?

Brieftekst Top

– Het eerste woord van de brief moet met een hoofdletter beginnen.

– Zorg voor een duidelijke indeling van de brief: deel hem in in alinea’s die elkaar op logische wijze opvolgen, en die van elkaar worden gescheiden door een regel wit.

– Vroeger werden brieven afgesloten met formuleringen als ‘Hopende u hiermede van dienst te zijn, verblijf ik’. Die worden tegenwoordig als verouderd beschouwd. Beter zijn bijvoorbeeld: ‘Ik hoop u hiermee van dienst te zijn geweest’, ‘Ik hoop u hiermee voldoende geïnformeerd te hebben.’

Slotgroet en ondertekening Top

– Scheid de slotformule door één witregel van de eigenlijke tekst.

– Als slotgroet is Met vriendelijke groet(en) het gebruikelijkst. Hoogachtend is formeel.

– Als u na de aanhef een komma hebt gezet, moet u hier ook een komma plaatsen. Staat er na de aanhef geen komma, dan is dat hier ook niet noodzakelijk.

– Direct onder deze regel kan iets staan als namens [bedrijfsnaam, afdeling, directeursnaam enz.].

– Daaronder volgen enkele regels wit (voldoende voor de handtekening), en vervolgens de voornaam (bij voorkeur voluit) en de familienaam van de persoon die tekent. Bij namen die zowel voor mannen als voor vrouwen gebruikt kunnen worden (Bijvoorbeeld Jo, Kim, Dominique) kunt u Mevrouw of De heer voor de naam toevoegen.

– Onder de naam vermeldt u eventueel de functie van de afzender. De functiebenaming begint met een hoofdletter.

– Als de brief wordt ondertekend door een ander dan de schrijver van de brief, dan kan er voor de handtekening i.o. (in opdracht) of b.a. (bij afwezigheid) staan. Na de ondertekening volgt de naam van degene die als briefschrijver vermeld wordt.

– Als er meer ondertekenaars zijn, kunnen hun namen naast elkaar worden geplaatst. Als slechts één van hen de brief ondertekent, kan onder diens naam (na de eventuele functienaam) worden toegevoegd ‘mede namens …’.

Met een vriendelijke groet / met vriendelijke groet / met vriendelijke groeten
Met vriendelijke groet(en) / hoogachtend

Bijlage(n) Top

– Vermeld de bijlagen ofwel na twee witregels links onder de naam van de ondertekenaar(s), ofwel rechts naast de naam van de ondertekenaar(s). Het is ook mogelijk om de bijlage(n) bij de kenmerken te vermelden.

– Schrijf na het woord Bijlage(n) gevolgd door een dubbele punt het aantal bijlagen of de titels van de bijlage(n).

Kopie(ën) Top

– Als u een kopie aan derden stuurt, vermeld dan achter het woord Kopie (aan) (gevolgd door een dubbele punt) de namen van de personen aan wie een kopie stuurt.

– Als u zowel bijlagen als een kopie verstuurt, laat dan tussen beide woorden minimaal één witregel.

Kopie aan derden

Bronnen

Timmers, Corriejanne en Tekom Vertalers (2007). E-mails en brieven schrijven in het Nederlands (11e dr.). Utrecht: Prisma.

Genootschap Onze Taal (2007). Taal-top-100. De meestgestelde vragen over het Nederlands (1e dr.). Den Haag: Sdu Uitgevers.

NBN Z 01-002 (2002). Indelen en typen van documenten. Brussel: BIN.

Naslagwerken

Vraagbaak Nederlands (2005), Schrijfwijzer (2005), Zakelijk corresponderen (2002), Zakenbrieven in 7 talen (2003)