(We werken momenteel aan een herziening van dit advies, met het oog op genderbewust taalgebruik.) 

Vraag

Hoe adresseer ik een brief aan een bedrijf of instelling?

Antwoord

Voor de adressering bestaan geen strikte regels, maar wel conventies. We adviseren de adresgegevens zo volledig mogelijk op te nemen. Over het algemeen wordt eerst de organisatienaam en eventueel de afdeling vermeld, daarna de naam van de geadresseerde, en dan het adres.

De Belgische norm NBN Z 01-002 adviseert een andere volgorde. Volgens die norm komt eerst de naam van de geadresseerde en eventueel de afdeling, en daarna pas de naam van de organisatie.

Toelichting

Als u een brief adresseert aan een bedrijf of andere organisatie, verdient het aanbeveling om daarbij de ontvanger zo specifiek mogelijk aan te duiden. Een voorbeeld:

Gemeente Amsterdam

Dienst Voorlichting

De heer J.P. Vermeer

Postbus 123

1067 GZ  AMSTERDAM

De gebruikelijke volgorde is:

– firmanaam van de geadresseerde;

– eventueel: nadere adresaanduiding (bijvoorbeeld naam van de afdeling);

– naam van de geadresseerde, voorafgegaan door De heer of Mevrouw (voluit);

– straatnaam en huisnummer, of postbusvermelding;

– postcode, woonplaats en eventueel land van bestemming.

De BIN-norm beveelt een andere volgorde aan:

– naam van de geadresseerde, voorafgegaan door De heer of Mevrouw (voluit);

– eventueel: functie en / of afdeling;

– naam van de firma of organisatie

– straatnaam en huisnummer, of postbusvermelding;

– postcode, woonplaats en eventueel land van bestemming.

Wees in elk geval zo volledig mogelijk: als de geadresseerde een of meer titels heeft, vermeld die dan. Voor de naam van de geadresseerde of de afdeling wordt vaak de afkorting t.a.v. (’ter attentie van’) opgenomen, hoewel dat niet strikt noodzakelijk is. Als t.a.v. wel wordt vermeld, schrijf die afkorting dan met een hoofdletter. Ze staat immers aan het begin van een tekstregel.

– T.a.v. de heer J.P. Vermeer

– T.a.v. afdeling Klantenservice

De Belgische norm ontraadt het gebruik van de afkorting T.a.v.

In de adressering van Nederlandse brieven komen er twee spaties tussen postcode en plaatsnaam; de plaatsnaam wordt in hoofdletters geschreven.

Volgens de Belgische norm NBN Z 01-002 komt er tussen postcode en plaatsnaam één spatie, de plaatsnaam wordt in hoofdletters geschreven.

U kunt de brief als volgt adresseren aan een afdeling:

Uitgeverij Het Spectrum

Afdeling Verkoop

Montalbaendreef 2

3562 LC  UTRECHT

U kunt de brief ook richten aan iemand in een specifieke functie, van wie u de naam niet kent:

Uitgeverij Derkinderen

Hoofd afdeling Orderbeheer

Drukpersstraat 12

1100 BRUSSEL

Zie ook

Opmaak van een zakelijke brief in Nederland (algemeen)
Opmaak van een zakelijke brief in België (algemeen)

Adressering aan een koppel of gezin
Geachte heer/mevrouw / geachte heer, mevrouw / geachte heer of mevrouw / geachte mevrouw, geachte heer
Geachte meneer / Geachte mijnheer / Geachte heer
Geachte mevrouw / Geachte mevrouw,
Geachte mevrouw / Geachte mevrouw Jansen
T.a.v. (hoofdletter?)

Bronnen

Beex, N., Doeve, R. & Tiggeler, E. (2001). De magische media mix: E-mail brieven faxen. Den Haag: Sdu.

Naslagwerken

Zakelijk corresponderen (2002), p. 33-35; Zakenbrieven in 7 talen (2003), p. 19

Communicatiewijzer (2004), p. 12; NBN Z 01-002 (2002); Zakelijk corresponderen (2002), p. 33-35; Zakenbrieven in 7 talen (2003), p. 19