Inleiding
Afzender en geadresseerde(n)
Onderwerp en datum
Aanhef en slotgroet
Inhoud
Ondertekening
Bijlage en disclaimer
Voorbeeld

InleidingTop

Een zakelijke e-mail bevat grotendeels dezelfde basiselementen als een zakelijke brief: afzender en geadresseerde, onderwerp, aanhef, eigenlijke inhoud, afsluiting, slotgroet en afzendergegevens. Toch zijn er ook verschillen tussen een brief en een e-mail. Omdat e-mails bijvoorbeeld sneller geschreven worden dan brieven en meestal van het scherm gelezen worden, is de inhoud vaak beknopter. De begroetingsformule in een e-mail is dikwijls ook wat minder formeel.

Op deze pagina komen de onderdelen van een zakelijke e-mail aan bod. Instellingen en bedrijven hebben vaak ook hun eigen stijl voor de opmaak van brieven en e-mails. Wie in naam van zo’n organisatie een e-mail verstuurt, kan zich het best aan de interne richtlijnen houden.

Afzender en geadresseerde(n) Top

De afzender van een e-mail wordt meestal automatisch toegevoegd door het mailprogramma op de regel Van (of From). Op de regel Aan (of To) kunt u een of meer geadresseerden opgeven. Op de regel Cc (carbon copy) kan worden aangegeven wie er een afschrift van het bericht ontvangt. Het is aan te bevelen om de geadresseerden zorgvuldig te selecteren. Spring zuinig om met ‘iedereen beantwoorden’ en stuur alleen cc’s en groepsmails als dat echt nodig is.

De namen die bij Bcc (blind carbon copy) worden vermeld, zijn niet zichtbaar voor de andere geadresseerden. Die functie wordt gebruikt vanwege de privacy van de geadresseerden: als een mail naar een grote groep mensen gaat die elkaar niet kennen, is het niet netjes alle mailadressen voor iedereen zichtbaar te maken. Door de geadresseerden in Bcc te zetten, voorkomt u ook dat ze gebruik maken van de functie ‘iedereen beantwoorden’.

Onderwerp en datum Top

Het onderwerp is een belangrijk onderdeel van een e-mail. Op basis van het onderwerp kunnen ontvangers de berichten in hun mailbox selecteren en filteren voor ze die gelezen hebben. Ook bij het archiveren van e-mails speelt het onderwerp een belangrijke rol. Zorg daarom dat u in het onderwerp een heldere, beknopte omschrijving geeft van de inhoud van uw bericht. Als u met een reply op een e-mail reageert, laat het onderwerp dan in principe ongewijzigd.

Aanhef en slotgroet Top

De e-mail zelf begint met een aanhef, een begroeting van de lezer. Als begroeting is zowel geachte, beste als dag mogelijk. Geachte is bruikbaar in officiële en formele contexten; het roept een bepaalde afstand op. Beste en Dag zijn bruikbaar in allerlei (zakelijke) contexten, zoals in mails aan klanten. Beste en Dag zijn beleefd, maar klinken iets persoonlijker en minder stijf dan Geachte. Voor sommige mensen voelt Dag informeler aan dan Beste, maar voor anderen is het juist omgekeerd.

Als de e-mail gericht is aan een specifieke persoon, staat in de aanhef de voornaam of de achternaam van de geadresseerde, of allebei. Als de achternaam wordt vermeld in de aanhef, kan die worden voorafgegaan door de voornaam of de voorletter(s) van de geadresseerde, of, als bekend is dat de geadresseerde als vrouw of man aangesproken wil worden, door mevrouw of heer/meneer, bijvoorbeeld: Beste Nadia Hassani, Beste mevrouw De Geest, Dag meneer Vinks, Geachte R. Vos.

Als de e-mail gericht is aan een groep van personen, kan een rolbenaming, bijvoorbeeld klant of collega, of een verzamelnaam, bijvoorbeeld bestuur of redactie, worden gebruikt in de aanhef.

Vooral in België komt Beste of Geachte, zonder verdere aanvulling, vrij vaak voor als aanhef in e-mails, met name als de e-mail gericht is tot een groep van mensen of als men de naam van de geadresseerde niet kent. Het voordeel van zo’n aanhef is dat er geen gender wordt vermeld, waardoor iedereen zich erin kan herkennen. Het nadeel is dat die aanhef onpersoonlijk kan overkomen. Het is daarom aan te bevelen om waar mogelijk een naam of een zelfstandig naamwoord (zoals klant) toe te voegen in de aanhef. Als dat niet mogelijk is, kan Beste of Geachte zelfstandig worden gebruikt als aanhef. Ook een informelere begroeting als Dag, Goeiedag, Goedemorgen, Goedemiddag, Goedenavond of Hallo, zonder aanvulling, is mogelijk als aanspreking van een persoon van wie men de naam niet kent.

De slotgroet kan variëren en hangt af van de situatie. In een zakelijk bericht voor externe contacten is Met vriendelijke groet(en) erg gebruikelijk en in elk geval beter dan de formele slotgroet Hoogachtend. In vervolgcorrespondentie kan de slotgroet wat informeler worden, bijvoorbeeld Groeten of Groet. In interne mailtjes zijn er meer mogelijkheden. Gebruik geen afkortingen zoals mvg (met vriendelijke groet(en)).

Het spreekt voor zich dat aanhef en slotgroet op elkaar afgestemd zijn. U kunt een e-mail niet beginnen met Geachte heer Van Wezer en als slotformule Groetjes gebruiken.

Inhoud Top

De eigenlijke inhoud van uw e-mail wordt op dezelfde manier ingedeeld als in een brief, maar de tekst wordt bij voorkeur korter gehouden. In de eerste alinea komt de kernmededeling en de context van het bericht. Daarna volgt de uitwerking.

Bij het opstellen van uw e-mail is het vooral belangrijk dat u bondig bent en dat u de tekst op een heldere manier opbouwt. Een e-mail wordt over het algemeen vluchtig van het scherm gelezen. Beperk daarom uw alinea’s tot 5 à 6 regels en laat witregels tussen de alinea’s. Schrijf uw bericht niet volledig in hoofdletters of helemaal in kleine letters. Dat ziet er erg slordig uit en wekt de indruk dat u weinig moeite hebt gedaan om de e-mail op te stellen.

Ondertekening Top

Na de slotgroet ondertekent u de e-mail met uw naam en eventueel uw functie (of afdeling).

Voor of achter uw naam kunt u Mevrouw of De heer toevoegen. Zo maakt u duidelijk hoe u aangesproken wilt worden. Bijvoorbeeld: An Vinks (mevrouw), De heer Osman Yilmaz. Een andere mogelijkheid is om in de ondertekening de voornaamwoorden te vermelden waarmee u aangeduid wilt worden. Ook dat is een manier om duidelijk te maken dat u als vrouw, man, of anders aangesproken wilt worden. Bijvoorbeeld: An Vinks (zij/haar), Kim Verbeek (die/diens).

Ook het telefoonnummer, postadres, e-mailadres en webadres kunnen worden vermeld. Deze elementen kunnen ook worden samengenomen in een ‘signature’ of elektronische handtekening. Dat is een vaste afsluitingstekst met uw naam, functie en adresgegevens die u automatisch kunt laten invoegen bij elk bericht dat u schrijft. Soms wordt ook een vaste slotgroet (bijvoorbeeld Met vriendelijke groet) opgenomen in de signature.

Schrijf geen PS na de ondertekening. De kans bestaat dat de ontvanger die boodschap niet meer zal lezen.

Bijlage en disclaimer Top

Een bijlage of attachment bij een e-mail wordt automatisch weergegeven op de regel Bijlagen (of Attachments), onder de regel Cc of Bcc. Vermeld in uw bericht altijd wat voor bestand u precies meestuurt. Check ten slotte ook altijd even of u het aangekondigde bestand ook daadwerkelijk bij uw e-mail hebt gevoegd.

Heel wat bedrijven plaatsen een disclaimer onder hun e-mailberichten. Een disclaimer heeft vooral een juridisch doel. Hij is bedoeld als voorzorgsmaatregel tegen misbruik van de informatie in de e-mail of tegen de gevolgen van eventuele fouten. U kunt dit soort toevoegingen opnemen als dat binnen uw organisatie gebruikelijk is. De disclaimer komt dan onderaan in de tekst, duidelijk gescheiden van de rest van het bericht. De tekst wordt bij voorkeur zo beknopt mogelijk gehouden.

Voorbeeld Top

Van: nora.meerman@buildit.nl
Aan: isabelle.verheiden@archi.be
Cc: directie@buildit.nl

Bijlage: prijsofferte.doc
Onderwerp: prijsofferte bouwmaterialen

Beste mevrouw Verheiden,

Zoals we telefonisch hebben afgesproken, stuur ik u onze prijsofferte voor de levering van bouwmaterialen voor uw bouwproject in Lanaken.

In de bijlage vindt u een gedetailleerd overzicht met onze prijzen voor de gevraagde materialen. De offerte blijft geldig tot 31 augustus 2023.

Als u interesse hebt in onze materialen, kunt u met mij contact opnemen via het onderstaande e-mailadres of telefoonnummer.

Met vriendelijke groet,

Nora Meerman (zij/haar)
Hoofd P & O

Buildit nv / sa
Broekstraat 88
6201 BZ  MAASTRICHT
Tel. +31 43 587 49 19
E-mail nora.meerman@buildit.nl
www.buildit.nl

———
Disclaimer

Dit bericht is alleen bestemd voor de geadresseerden. Aan dit bericht kunnen geen rechten worden ontleend.

Zie ook

Opmaak van een zakelijke brief in België (algemeen)
Opmaak van een zakelijke brief in Nederland (algemeen)
Taal en gender: brieven en e-mails (algemeen)

Amice, amica (als aanhef)
Aanhef voor een man
Aanhef voor een non-binaire persoon
Aanhef voor een vrouw
Aanhef zonder genderaanduiding
Beste / Geachte (als aanhef)
Cc (betekenis)
Goeiedag / goededag / goeiendag / goedendag
Komma na aanhef
Mejuffrouw / mevrouw
Mijne heren (als aanhef)
Waarde (als aanhef)

Met een vriendelijke groet / met vriendelijke groet / met vriendelijke groeten

Naslagwerken

Professioneel communiceren (2004), p. 31-33; Schrijfwijzer (2020), p. 529-540; Check je e-mail en brief (2017), p. 78-89; Vraagbaak Nederlands (2016), p. 199-201