Inleiding
Afzender en geadresseerde(n)
Datum en kenmerk
Onderwerp
Aanhef
Brieftekst
Slotgroet en ondertekening
Bijlage(n)
Kopie(ën)
Voorbeeld

InleidingTop

Vroeger verliep alle zakelijke post per brief; tegenwoordig wordt er vooral via e-mail gecorrespondeerd. De rol van de zakelijke brief is daarmee echter niet uitgespeeld: nog steeds versturen veel bedrijven of organisaties dagelijks brieven per post.

Zakelijke brieven en e-mails bestaan grotendeels uit dezelfde basiselementen: afzender en geadresseerde, onderwerp, aanhef, eigenlijke inhoud, afsluiting, slotgroet en afzendergegevens. Brieven zijn vaak wat langer en gedetailleerder dan e-mails.

Hieronder bespreken we de onderdelen die meestal deel uitmaken van een zakelijke brief. Er zijn verschillende manieren om brieven op te maken en in te delen. Veel instellingen en bedrijven hebben hun eigen stijl voor de opmaak van brieven en e-mails. De gebruikelijkste briefopmaak is tegenwoordig de ‘nieuwe Amerikaanse indeling’, waarbij elk onderdeel aan de linkerkant begint en alinea’s worden gescheiden door een witregel.

Opmaak van een zakelijke e-mail (algemeen)
Opmaak van een zakelijke brief in België (algemeen)

Afzender en geadresseerden Top

Afzender

– Veel bedrijven en instellingen maken gebruik van briefpapier waarop de eigen adresgegevens al zijn voorgedrukt. Ze hoeven dan niet meer apart te worden vermeld.

– Als de gegevens van de afzender niet voorgedrukt zijn, komen die vóór de gegevens van de geadresseerde. Vermeld bij bedrijfscorrespondentie in elk geval:

• de (bedrijfs)naam
• het volledige (post)adres
• telefoonnummer
• e-mailadres (algemeen e-mailadres of dat van de persoon die de brief schrijft)
• websiteadres

– Let er bij het e-mail- en websiteadres op dat die niet onderstreept zijn (als hyperlink).

– Eventueel kunnen nog de naam van de afdeling (direct onder de bedrijfsnaam), het inschrijfnummer van de kamer van koophandel, een correspondentienummer enzovoort worden toegevoegd. Let wel op dat de lijst niet te lang wordt. Minder belangrijke gegevens kunnen ook in de voettekst van de brief worden gezet.

Geadresseerde

– Na een witregel volgt het adres van de geadresseerde. Daar vermeldt u (indien van toepassing):

• specifieke vermeldingen
• de (bedrijfs)naam
• de naam van de afdeling
• de naam van de geadresseerde
• het volledige (post)adres
• land

– Elke regel begint met een hoofdletter.

– Zet toevoegingen als PERSOONLIJK, SPOED, VERTROUWELIJK of AANTEKENEN in hoofdletters boven het adres. Tussen deze aanduidingen en het adres komt een regel wit. Als de brief niet in een vensterenveloppe gaat, is de aanduiding aantekenen overbodig.

– Voor de naam van de geadresseerde kan T.a.v. (met hoofdletter) worden ingevoegd, maar dat is niet per se nodig. Het geven van de naam maakt al duidelijk voor wie de brief bedoeld is.

– Als u weet dat de geadresseerde als man of als vrouw aangeschreven wil worden, kan de heer of mevrouw worden vermeld in de adressering. Daarna komen eventuele academische titels, de voornaam of voorletter(s) en de achternaam van de geadresseerde, bijvoorbeeld: De heer Marco Vinks, Mevrouw dr. F. Yilmaz. Als de voorkeur van de geadresseerde niet bekend is of als het gender van de geadresseerde niet relevant is, kan in de adressering volstaan worden met de voornaam of voorletter(s) en de achternaam van de geadresseerde, voorafgegaan door eventuele academische titels, bijvoorbeeld: Prof. dr. Kim Verbeek.

– Tussen de postcode en de plaatsnaam staan in Nederlandse brieven twee spaties. De plaatsnaam is helemaal in hoofdletters als de brief in een vensterenveloppe verstuurd wordt. Als dat niet het geval is, zijn de twee spaties en de hoofdletters niet nodig.

Taal en gender: brieven en e-mails (algemeen)
Adressering aan bedrijven en instellingen
Adressering aan samenwonenden, koppels en gezinnen
Mevrouw dr. A. Verschoor / dr. A. Verschoor
T.a.v. (hoofdletter?)

Datum en kenmerkTop

– Na het adres volgt opnieuw een witregel. Daaronder staat de datum, eventueel voorafgegaan door de plaatsnaam (Den Haag, 14 juli 2023). De naam van de maand wordt met kleine letters geschreven, het jaartal bestaat uit vier cijfers.

– Op voorgedrukt briefpapier van bedrijven staat vaak ook Uw kenmerk en Ons kenmerk. Als u reageert op zo’n brief, vermeld dan altijd het opgegeven kenmerk onder of naast Uw kenmerk.

Datumnotatie

Onderwerp Top

Daarna kan ook nog een regel als Onderwerp: of Betreft: worden gebruikt. Schrijf de woorden onderwerp en betreft hier met een hoofdletter; ze worden gevolgd door een dubbele punt. Daarna volgt een korte aanduiding van het onderwerp van de brief. Die kan het best beginnen met een kleine letter, omdat de regel al een hoofdletter heeft.

AanhefTop

De brief zelf begint met een aanhef, een begroeting van de lezer.

– De aanhef begint met een hoofdletter.

– Na de aanhef schrijft u een komma.

– Als begroeting is zowel geachte, beste als dag mogelijk. Geachte is vooral bruikbaar in officiële en formele contexten. Beste en Dag zijn minder formeel en plechtig. Zeker Beste is heel gebruikelijk in de aanhef. In zeer formele situaties kunt u nog formuleringen als Weledelgeleerde gebruiken, maar erg gebruikelijk zijn die niet meer. In verreweg de meeste gevallen volstaat Geachte. Wilt u toch de formele titulatuur gebruiken, zorg er dan voor dat u de juiste aanhef gebruikt.

– Als de naam van de geadresseerde bekend is, kan die het best vermeld worden in de aanhef. Als de achternaam wordt vermeld in de aanhef, kan die worden voorafgegaan door de voornaam of de voorletter(s) van de geadresseerde, of door mevrouw of heer/meneer, als bekend is dat de geadresseerde als vrouw of man aangesproken wil worden, bijvoorbeeld: Geachte R. Vos, Beste Nadia Hassani, Beste mevrouw De Geest, Dag meneer Vinks. Ook de combinatie van mevrouw of heer met de voorletter(s) en achternaam van de geadresseerde is mogelijk, bijvoorbeeld Geachte mevrouw S. Vinks. Minderjarigen of mensen die u persoonlijk kent, kunt u aanspreken met de voornaam, bijvoorbeeld: Beste Marc, Dag Karen. Zo’n aanhef is ook bruikbaar als men de geadresseerde op een gemoedelijke, ongedwongen manier wil aanspreken, bijvoorbeeld in commerciële mails van bedrijven.

– Als de naam van de geadresseerde niet bekend is, kunt u een rolbenaming vermelden in de aanhef. Gebruik daarbij bij voorkeur een genderoverkoepelende rolbenaming, bijvoorbeeld Geachte klant, Beste collega.

– Een brief aan meerdere lezers kan bijvoorbeeld beginnen met Geacht bestuur, Geachte lezers of Geachte allen.

– Een verouderde aanhef als Mijne heren of L.S is niet aan te bevelen.

– Het is in Nederland weinig gebruikelijk om een brief te beginnen met alleen Beste of Geachte; zet er bij voorkeur een naam of een zelfstandig naamwoord, bijvoorbeeld klant of redactie, bij.

Titels en titulatuur in Nederland (algemeen)

Amice, amica (als aanhef)
Aanhef voor een man
Aanhef voor een non-binaire persoon
Aanhef voor een vrouw
Aanhef zonder genderaanduiding
Beste / Geachte (als aanhef)
Mejuffrouw / mevrouw
Mijne heren (als aanhef)
Waarde (als aanhef)

Brieftekst Top

– Hoewel de aanhef van een brief eindigt met een komma, begint de eerste zin toch met een hoofdletter.

– Zorg voor een duidelijke indeling van de brief. Maak alinea’s die elkaar op logische wijze opvolgen, en die van elkaar worden gescheiden door een witregel.

– Vroeger werden brieven afgesloten met formuleringen als ‘Hopende u hiermede van dienst te zijn, verblijf ik’. Die worden tegenwoordig als verouderd beschouwd. Beter zijn bijvoorbeeld: ‘Ik hoop u hiermee van dienst te zijn geweest’, ‘Ik hoop u hiermee voldoende geïnformeerd te hebben.’

Ik / wij in bedrijfscorrespondentie

Slotgroet en ondertekeningTop

– Als slotgroet is Met vriendelijke groet(en) het gebruikelijkst. Hoogachtend is erg formeel.

– Na die slotformule volgt een komma.

– Direct onder deze regel kan iets staan als namens [bedrijfsnaam, afdeling, directeursnaam enzovoort]. Daaronder volgen enkele regels wit (voldoende voor de handtekening), en vervolgens de voornaam (bij voorkeur voluit) en de achternaam van de persoon die tekent. Onder de naam vermeldt u eventueel de functie van de afzender.

– Voor of achter uw naam kunt u Mevrouw of De heer toevoegen. Zo maakt u duidelijk hoe u aangesproken wilt worden. Bijvoorbeeld: An Vinks (mevrouw); de heer Osman Yilmaz. Een andere mogelijkheid is om in de ondertekening de voornaamwoorden te vermelden waarmee u aangeduid wilt worden. Ook dat is een manier om duidelijk te maken dat u als vrouw, man, of anders aangesproken wilt worden. Bijvoorbeeld: An Vinks (zij/haar); Kim Verbeek (die/diens).

– De woorden namens, de heer, mevrouw en functieaanduidingen krijgen bij voorkeur geen hoofdletters.

– Als de brief wordt ondertekend door een ander dan de persoon die de brief schrijft, kan er voor de handtekening i.o. (in opdracht) of b.a. (bij afwezigheid) staan. Na de ondertekening volgt de (getypte) naam van degene die de brief heeft geschreven.

– Als er meer ondertekenaars zijn, kunnen hun namen naast of onder elkaar worden geplaatst. Als slechts één van hen de brief ondertekent, kan onder de naam van die persoon (na de eventuele functienaam) worden toegevoegd ‘mede namens …’.

Namens dezen / deze
Met een vriendelijke groet / met vriendelijke groet / met vriendelijke groeten
Met vriendelijke groet(en) / hoogachtend

Bijlage(n) Top

– Als er bijlagen bij de brief zijn, wordt dat ofwel na de ondertekening, ofwel bij de onderwerpsaanduiding vermeld.

– Schrijf het woord Bijlage(n) gevolgd door een dubbele punt, een korte omschrijving of de titels van de bijlage(n). Als dat relevant is, kunt u het aantal bijlagen vermelden.

Kopie(ën) Top

– Als u een kopie aan derden stuurt, vermeld dan achter het woord Kopie (aan) (gevolgd door een dubbele punt) de namen van de personen aan wie u een kopie stuurt.

Kopie aan derden

Voorbeeld Top

Buildit nv
Broekstraat 88
6201 BZ  MAASTRICHT
Tel. 0031 43 587 49 19
E-mail nora.meerman@buildit.nl
www.buildit.nl

Archi bv
Mevrouw I.F. Verheiden
Langestraat 45
2367 VD  VOORDEN

 

Maastricht, 16 juni 2023

Uw kenmerk: 9294-02
Ons kenmerk: 100116/sm/O

Betreft: offerte levering bouwmaterialen

 

Beste mevrouw Verheiden,

Zoals we telefonisch hebben afgesproken, stuur ik u onze offerte voor de levering van bouwmaterialen voor uw bouwproject in Tiel.

In de bijlage vindt u een gedetailleerd overzicht met onze prijzen voor de gevraagde materialen. De offerte blijft geldig tot 1 september 2023.

Als u interesse hebt in onze materialen, kunt u met mij contact opnemen via het bovenstaande e-mailadres of telefoonnummer.

Met vriendelijke groet,

 

Nora Meerman (zij/haar)
hoofd Logistiek

Bijlage: prijslijst

Kopie aan: G. de Vries

Naslagwerken

Professioneel communiceren (2004), p. 31-33; Schrijfwijzer (2020), p. 529-540; Check je e-mail en brief (2017), p. 78-89; Vraagbaak Nederlands (2016), p. 202-209