Adressering aan bedrijven en instellingen

Vraag

Hoe adresseer ik een brief aan een bedrijf of instelling?

Antwoord

Voor de adressering bestaan geen strikte regels, maar wel conventies. We adviseren de adresgegevens zo volledig mogelijk op te nemen.

In Nederland is het gebruikelijk om eerst de organisatienaam en eventueel de afdeling te vermelden, daarna de naam van de geadresseerde, en dan het adres. In België is een andere volgorde gebruikelijk: eerst komt de naam van de geadresseerde en eventueel de afdeling, en daarna pas de naam van de organisatie.

Toelichting

Als u een brief adresseert aan een bedrijf of andere organisatie, verdient het aanbeveling om daarbij de ontvanger zo specifiek mogelijk aan te duiden.

De gebruikelijke volgorde in Nederland is:

naam van het bedrijf of de organisatie;
eventueel: nadere adresaanduiding (bijvoorbeeld naam van de afdeling);
naam van de geadresseerde (eventueel voorafgegaan door De heer of Mevrouw en/of academische titels)
straatnaam en huisnummer, of postbusvermelding;
postcode, woonplaats en eventueel land van bestemming.

Bijvoorbeeld:

Gemeente Amsterdam
Dienst Voorlichting
J.P. Vermeer
Postbus 123
1067 GZ AMSTERDAM

In België is een andere volgorde gebruikelijk. Daar wordt meestal de volgorde gebruikt zoals die in de Belgische norm NBN Z 01-002 staat:

naam van de geadresseerde (eventueel voorafgegaan door De heer of Mevrouw en/of academische titels)
eventueel: functie en/of afdeling;
naam van het bedrijf of de organisatie
straatnaam en huisnummer, of postbusvermelding;
postcode, woonplaats en eventueel land van bestemming.

Bijvoorbeeld:

Mevrouw Inez Verheiden
Klantendienst
Archi bv
Langestraat 45
9000 GENT

Als u weet dat de geadresseerde als man of als vrouw aangeschreven wil worden, kan de heer of mevrouw worden vermeld voor de naam, gevolgd door eventuele academische titels. Als de voorkeur van de geadresseerde niet bekend is of als het gender van de geadresseerde niet relevant is, kan in de adressering volstaan worden met de voornaam of voorletter(s) van de geadresseerde, voorafgegaan door eventuele academische titels.

Voor de naam van de geadresseerde of de afdeling wordt vaak de afkorting t.a.v. (‘ter attentie van’) opgenomen, hoewel dat niet strikt noodzakelijk is. De Belgische norm noemt het gebruik van t.a.v. overbodig. Als t.a.v. wel wordt vermeld, is het aan te bevelen die afkorting met een hoofdletter te schrijven. Ze staat immers aan het begin van een tekstregel.

T.a.v. mevrouw dr. A. Yilmaz
T.a.v. afdeling Klantenservice

In de adressering van Nederlandse brieven komen er twee spaties tussen postcode en plaatsnaam; de plaatsnaam wordt in hoofdletters geschreven. Volgens de Belgische norm NBN Z 01-002 komt er tussen postcode en plaatsnaam één spatie, de plaatsnaam wordt in hoofdletters geschreven.

U kunt de brief als volgt adresseren aan een afdeling:

Uitgeverij Het Spectrum
Afdeling Verkoop
Montalbaendreef 2
3562 LC UTRECHT

U kunt de brief ook richten aan iemand in een specifieke functie, van wie u de naam niet kent:

Uitgeverij Derkinderen
Hoofd afdeling Orderbeheer
Drukpersstraat 12
1100 BRUSSEL